Certyfikacja pracowników pozwala kierownikowi przedsiębiorstwa na najbardziej efektywną organizację procesu pracy. Konieczność przejścia certyfikacji jest również ważna dla pracowników, gdyż zachęca ich do systematycznego podnoszenia swoich kwalifikacji. Informacje o certyfikacji należy wpisać do specjalnego protokołu.
Formularz protokołu
Nie ma prawa ani regulaminu ustanawiającego jednolitą formę protokołu certyfikacyjnego dla wszystkich przedsiębiorstw i organizacji. Dlatego o formie decyduje szef organizacji. Tworzy „Regulamin certyfikacji pracowników”, który zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące procedury certyfikacji, warunków, komisji certyfikacyjnej, a także dokumentów końcowych. Duże firmy opracowują i zamawiają specjalne formularze do takich dokumentów. Przewodniczący komisji certyfikacyjnej i sekretarz mogą być powoływani przez kierownictwo lub wybierani, w zależności od statutu organizacji.
Obowiązek protokołowania spoczywa na sekretarzu. Przewodniczący i sekretarz podpisują dokument.
Co zawiera protokół?
Protokół musi zawierać wszystkie dane, które są wprowadzane do takich dokumentów. Jest to numer protokołu, data certyfikacji, lista i dane osób, które są certyfikowane. Nazwisko, imię, patronimik, stanowisko uczestnika, krótkie informacje o jego raporcie, zadane mu pytania, a także odpowiedzi są obowiązkowe. Jeśli protokół jest tabelą, w osobnej kolumnie możesz umieścić informacje o udziale pracownika w konkursach umiejętności zawodowych. Protokół powinien zawierać specjalną rubrykę o wynikach głosowania – ilu członków komisji głosowało „za”, ilu „przeciw”. Na takich imprezach zwykle nie ma abstynentów. W osobnej kolumnie wpisuje się decyzję komisji, czy kwalifikacje pracownika odpowiadają tej kategorii lub kategorii, czy nie.
W niektórych organizacjach certyfikacja odbywa się w kilku etapach. Na przykład nauczyciel powinien pokazać lekcję otwartą. Informacja o tym jest również wpisywana do protokołu.
Proces rejestracji protokołu
Lepiej wcześniej przygotować formularz protokołu. Konieczne jest wpisanie w nim tych informacji, które nie ulegną zmianie, czyli daty, listy pracowników oraz ich danych osobowych. W wielu instytucjach pracownicy z wyprzedzeniem przekazują komisji prace kwalifikacyjne, tak aby krótkie ich podsumowanie można było wprowadzić również przed posiedzeniem komisji. Kolumny do głosowania i decyzji komisji wypełniane są bezpośrednio podczas certyfikacji. Zmian w protokole można dokonywać do czasu jego podpisania przez przewodniczącego. Po podpisaniu dokumentu poprawki są niedopuszczalne.
Inne dokumenty
Zgodnie z protokołem wypełniana jest karta certyfikacyjna pracownika. Przekazywane są tam dane z dnia certyfikacji i nadania określonej kwalifikacji. Kartę wypełnia się zwykle w dwóch egzemplarzach, jedną wręcza się pracownikowi, a drugą przechowuje się w dziale personalnym wraz z protokołem komisji certyfikacyjnej.
