Oferta handlowa, opis usług i możliwości współpracy pozostaje popularnym narzędziem reklamowym w komunikacji z potencjalnymi partnerami. Współpraca z jedną firmą oznacza odmowę dla wszystkich innych - a ważne jest, aby poprawnie napisać list, aby nie stracić obiecujących kontaktów
Dlaczego oferta jest odrzucana?
Z reguły oferta handlowa jest pierwszym etapem negocjacji: klient nie zdecydował jeszcze z kim będzie współpracować, dostawcy czy wykonawcy czekają na jego decyzję i starają się zwrócić na siebie uwagę. Oferty handlowe rozsyłane są w dziesiątkach – to okazja, by pokazać się w jak najlepszym świetle, opisać wszystkie swoje możliwości i zrobić dobre wrażenie na potencjalnym partnerze. Natychmiast po podjęciu decyzji wszystkie otrzymane propozycje trafiają do folderu z potencjalnymi kontaktami na wypadek konieczności zmiany wykonawcy - i w tej sytuacji ważne jest, aby poprawnie skomponować pismo odmawiające, zachowując przy tym możliwość powtórnego kontakt.
Etyka odmowy
W liście z odmową ważne jest okazanie szacunku rozmówcy - jego propozycja była godna, poświęcił czas na omówienie szczegółów, choć nie zwieńczył go zawarciem umowy i oczekuje od Ciebie decyzji, nawet negatywnej.
Odmowa dokonywana jest na papierze firmowym firmy w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od sytuacji. Standardy komunikacji biznesowej wymagają, aby wyznaczony temat był neutralny, bez negatywnych - odpowiednie są frazy „Odpowiedz na Twoją propozycję”, „O współpracy”, „O pracy”. Wybierz temat, którego adresat użył w swoim liście. Niepożądane jest stosowanie automatycznych tematów odpowiedzi na wiadomości e-mail, na przykład „RE: Oferta handlowa”, aby nie było poczucia nieuwagi adresata.
Nie ma nic nowego w zwracaniu się do rozmówcy o tego rodzaju listy - wskazane jest używanie imienia i nazwiska, jeśli je znasz, z dodatkiem słowa „Kochanie”. Na końcu odwołania umieszczany jest wykrzyknik lub przecinek, w zależności od standardów literowania w Twojej firmie. Kolejnym ważnym elementem pisemnej odmowy jest link do oferty, która do Ciebie przyszła, a której w rzeczywistości odmawiasz. Lepiej wstawić link na początku listu, zaraz po zapytaniu - "W odpowiedzi na Twoje zapytanie od 08.06.12…", "Do oferty handlowej od 9 maja…".
Niezbędne jest wyrażenie żalu z powodu odmowy. Jeżeli do pisma z ofertą handlową zostały dołączone dokumenty lub materiały informacyjne, zaznacz, że je otrzymałeś i zapoznałeś się z nimi – np. „Dziękujemy za szczegółową prezentację, nasi specjaliści zapoznali się z podanymi informacjami, ale niestety my są zmuszeni odmówić Ci usług”. Nie zapomnij podać przyczyny odmowy, jeśli jesteś do tego upoważniony – na przykład, jeśli oferta nie spełnia warunków przetargu. Wybór korzystniejszej oferty jako powodu odmowy tradycyjnie nie jest wyrażany.
