Przeprowadzana jest inwentaryzacja w celu ustalenia, w jaki sposób dane księgowe odpowiadają faktycznemu stanowi rzeczy. Pomaga zidentyfikować niedociągnięcia i nieścisłości w prowadzeniu ewidencji obiektów. Istnieje szereg zasad i przepisów, których należy przestrzegać, aby przeprowadzić inwentaryzację.
Zasady inwentaryzacji
Inwentaryzację należy przeprowadzić bezbłędnie w następujących przypadkach:
- przed zbliżającym się przygotowaniem raportów rocznych;
- przy zmianie osób odpowiedzialnych finansowo;
- kiedy firma zostaje zreorganizowana;
- w przypadku klęski żywiołowej, pożaru itp.;
- przy ujawnieniu faktów uszkodzenia mienia lub kradzieży.
Inwentaryzację przeprowadza się przy obowiązkowej obecności osób odpowiedzialnych finansowo. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji muszą dostarczyć pokwitowania, że wszystkie przychodzące środki materialne zostały zarejestrowane, dokumenty wydatków i odbioru zostały przesłane do działu księgowości, wycofane środki materialne zostały odpisane. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji środków trwałych wskazane jest sprawdzenie dokumentów księgowych. Mogą to być inwentarze, księgi inwentarzowe i inne rejestry. Sprawdzane są również dokumenty dotyczące środków trwałych oraz paszporty techniczne sprzętu.
Błędy w prowadzeniu dokumentów księgowych zidentyfikowane podczas inwentaryzacji uwzględniane są w spisie inwentaryzacyjnym. Odzwierciedlają w nim również informacje o obiektach niezarejestrowanych. W przypadku budynków wskazany jest ich cel, liczba pięter, rok budowy, główne materiały, z których są zbudowane. Na mostach - wymiary, lokalizacja, użyte materiały. Na drogach – ich rodzaj, długość, szerokość drogi oraz materiał nawierzchni. Zgodnie z rzeczywistym stanem technicznym określa się amortyzację środków trwałych, dane te są również wprowadzane do spisu inwentarza. Jeżeli środek trwały jest przekonwertowany, odrestaurowany i w związku z tym zmienił swoje pierwotne przeznaczenie, taki przedmiot jest umieszczany w inwentarzu z nową nazwą.
Dla środków trwałych, które nie mogą być używane i przywrócone do użytkowania, sporządza się osobny spis. Taki spis wskazuje czas oddania obiektu do użytku oraz przyczyny, dla których stał się bezużyteczny - całkowite zużycie, uszkodzenie i tak dalej. Dla środków trwałych dzierżawionych przez organizację i znajdujących się w areszcie sporządzana jest kolejna inwentaryzacja. Następnie przeprowadzana jest inwentaryzacja środków trwałych niebędących środkami trwałymi. Mogą to być materiały eksploatacyjne, towary na sprzedaż itp.
Ponowne poddanie się i niepoddanie się
Aktywa materialne nieuwzględnione w ewidencji i wykryte w trakcie audytu są wprowadzane do spisu inwentarza według aktualnej wartości rynkowej. Na ich podstawie sporządzany jest odcinek kredytowy, a inne dochody są brane pod uwagę.
Jeśli niektóre wartości materiałowe nie są wystarczające, rejestrowany jest fakt awarii. Można to odzwierciedlić na dwa sposoby:
- jeżeli sprawca nie został zidentyfikowany - w kosztach nieoperacyjnych;
- w przypadku zidentyfikowania winnego, również w kosztach nieoperacyjnych, ale z jednoczesnym odzwierciedleniem zwróconego niedoboru.
