Pomimo obfitości kanałów komunikacji, e-mail pozostaje najbardziej niezawodny w kontaktach biznesowych. Jego oczywistą wadą przed kontaktem werbalnym jest to, że odbiorca może po prostu zignorować list. Aby nie wpisywać się w pustkę, warto znać zasady biznesowej korespondencji e-mail.
Tematem jest głowa
Skuteczność elektronicznej korespondencji biznesowej w dużej mierze zależy od właściwego tematu. Po przewinięciu listy wysłanych wiadomości odbiorca prawdopodobnie zostawi list bez tematu na sam koniec dnia roboczego, preferując ważniejsze tytuły.
Temat w formacie „od Aleksandra”, „za Witalija” i inne abstrakcyjne nagłówki są odpowiednie tylko wtedy, gdy odbiorca czeka na list i w niedawnej rozmowie został poinformowany o rychłym wysłaniu ważnej informacji. We wszystkich innych przypadkach takie tematy są niefortunne. Nie odzwierciedlają powodu odwołania, istoty pisma i wagi.
Dobrze zdefiniowane zdanie składające się z 2-4 słów jest uważane za dobry temat. Na przykład: „Projekt raportu do zatwierdzenia”, „Oferta handlowa z LLC” Biznes-Handel”,„ O dostawie łupka”,„ Łupek. Propozycja do rozpatrzenia”.
Niezależnie od celu apelu, autor listu powinien uważać na przyciągnięcie uwagi. Tak więc zauważa "Pilne!", "Dyrektor osobiście", "Ważne!" należy wskazać w temacie tylko w przypadkach, gdy wiadomość ma naprawdę ekstremalną wagę i to nie tylko dla nadawcy, ale także dla odbiorcy. Jeśli każdemu listowi od tej samej osoby kontaktowej towarzyszą nieuzasadnione oznaki uwagi, odbiorca przestanie na nie odpowiadać, a w skrajnych przypadkach odeśle je na czarną listę lub przekieruje do podwładnych.
Apel
E-mail powinien zaczynać się od wiadomości. Konieczne jest używanie pełnego imienia i nazwiska odbiorcy i pisanie ich bez błędów. Uważny adresat, który zauważył błąd ortograficzny w swoim imieniu, z pewnością straci zaufanie do autora apelu i zainteresowanie kontynuowaniem dialogu.
Aby temu zapobiec, nawet przy masowej wysyłce, nie powinieneś zaniedbywać sprawdzenia tekstu listu motywacyjnego przed jego wysłaniem. Błędy najczęściej kryją się w końcówkach spraw przy adresowaniu, pisaniu skomplikowanych nazwisk. Bez względu na status odbiorcy, bardziej poprawne jest stosowanie nazwy i patronimiku, jeśli nie są znane, dopuszczalne jest stosowanie tradycyjnie neutralnych konstrukcji: „Dzień dobry”, „Cześć”. Jeśli autor i odbiorca listu mieszkają w różnych strefach czasowych, dopuszczalne jest odwołanie: „Dzień dobry”, „Dobra godzina”.
Doceń czas swój i innych ludzi
E-mail powinien być krótki, jasny i pozbawiony irytujących lub niepotrzebnych szczegółów. Ta jakość jest szczególnie istotna w przypadkach, gdy korespondencja elektroniczna jest początkiem współpracy biznesowej, a nie jej kontynuacją.
W pierwszym akapicie odwołania autor musi przedstawić się, jeśli korespondencja nie była wcześniej prowadzona lub została przerwana od dawna. Optymalnym projektem jest tradycyjne zdanie: „Martwisz się o Wasilija Kuzniecowa, pracownika Business Trade. Chciałbym kontynuować naszą rozmowę o rozpatrzeniu propozycji dostawy kanału”.
Ponadto sama oferta powinna być przedstawiona w możliwie zwięzły sposób, a jako poszerzone źródło informacji do pisma powinna być dołączona oferta handlowa.
Wszystkie pełne myśli w zdaniu powinny być logicznie podzielone na akapity, należy wpisać listy, odpowiednio wyróżnić i podkreślić pogrubione, co poprawia postrzeganie informacji przez czytelnika i skraca czas zagłębienia się w temat. Zazwyczaj e-mail rzadko zawiera więcej niż 3-5 akapitów.
Ostateczna konstrukcja
Rozsądne jest zakończenie e-maili biznesowym pożegnaniem w stylu: „Z życzeniami…”, „Z poważaniem…” itp. Ale takimi pożegnalnymi słowami jak „Zawsze pozdrawiam…”, należy zachować ostrożność, ponieważ nieformalny ton i nadmierna zbieżność mogą być dla odbiorcy niejednoznaczne.
Do podpisu należy dołączyć dane kontaktowe. Ważne jest, aby podać numery telefonów, faks, oficjalną stronę internetową reprezentowanej organizacji, a także zapasowy adres e-mail, ponieważ odbiorca widzi adres kontaktowy w samym liście.
Myśli, które pojawiają się w trakcie przygotowywania dokumentu, nie powinny być sformalizowane w postscriptum. Jak wiadomo, takie wyrażanie spóźnionych pomysłów na pisanie jest właściwe tylko w osobistej korespondencji. A pisanie elektroniczne pozwala w dowolnym momencie modyfikować treść odwołania. Użyj w liście P. S. może być negatywnie odebrany przez odbiorcę, który nie bez powodu może sądzić, że adresat poświęcił czas na harmonijne zamieszczenie w liście dodatkowych informacji i postanowił ograniczyć się do szybkiego postscriptu.
