Niektóre organizacje wykorzystują w swojej pracy listy biznesowe. Jednym z nich jest list potwierdzający. Wysyłany jest w celu potwierdzenia otrzymania wszelkich materiałów, informacji i innych dokumentów. Sporządza się go na piśmie iw dowolnej formie. Jaka jest procedura sporządzania tego listu?
Instrukcje
Krok 1
Wypisz list potwierdzający na papierze firmowym organizacji, oczywiście nie jest to konieczne, ale będzie lepiej. W prawym górnym rogu podaj szczegóły swojej organizacji, poniżej napisz, do kogo adresowany jest ten dokument, na przykład dyrektor generalny Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
Krok 2
Wiele organizacji rejestruje wiadomości przychodzące/wychodzące w logach, dlatego wskazane jest zapisywanie numeru seryjnego korespondencji oraz daty kompilacji. Pozostaw również pustą linię dla tych samych danych adresata.
Krok 3
Następnie pośrodku wskaż tytuł, czyli temat pisma, na przykład o wzroście cen usług. Następnie napisz nazwisko lub stanowisko osoby, do której aplikujesz, na przykład Drogi Panie Iwanow. Pamiętaj, że skróty nie są dozwolone.
Krok 4
Następnie napisz cel listu, na przykład „Informujemy, że zapoznaliśmy się z Twoim cennikiem i jesteśmy gotowi do współpracy w przyszłości”.
Krok 5
Poniżej znajduje się główna część listu, ale nie jest to wymagane. Tutaj możesz określić warunki, na przykład przy wyrażeniu zgody na współpracę i inne informacje.
Krok 6
Dalej następuje ostatnia część listu potwierdzającego, którego treść zależy od stopnia Twojej znajomości z adresatem, mogą to być frazy: „Z poważaniem…”, „Z poważaniem…” lub „Z życzeniami”. ….
Krok 7
Załączniki można sporządzić do listu potwierdzającego, na przykład wykresy, dowolne obliczenia. Odbywa się to, aby nie zaśmiecać listu niepotrzebnymi informacjami i aby był łatwy do odczytania. W tekście wystarczy odnieść się do tych źródeł.
Krok 8
Na końcu listu szef musi umieścić podpis i pieczęć organizacji. Wyślij list biznesowy pocztą lub wręcz go osobiście. Niektórzy używają do tego poczty e-mail, co znacznie oszczędza czas.
