Zasady etykiety biznesowej wymagają, aby nie pozostawiać bez odpowiedzi listów otrzymanych od współpracowników i partnerów. Szczególną rolę w korespondencji urzędowej pełni list potwierdzający. Dokument ten ustala wstępne umowy, fakty otrzymywania i przekazywania jakichkolwiek informacji, chęć wzięcia udziału w konkretnym wydarzeniu itp. Dla każdego rodzaju listu potwierdzającego istnieją ugruntowane frazy kluczowe.
Instrukcje
Krok 1
Przygotuj standardowy formularz A4 do napisania listu potwierdzającego. W lewym górnym rogu umieść informacje o swojej organizacji: imię i nazwisko, adres siedziby wraz z kodem pocztowym, numery kontaktowe, numer rejestracyjny stanu podstawowego (OGRN) i inne informacje. W prawym górnym rogu należy wskazać dane adresata: nazwę organizacji odbiorcy, stanowisko, nazwisko i inicjały osoby, do której wysyłane jest list potwierdzający, pełny adres do korespondencji.
Krok 2
Sformułuj tytuł e-maila. Ułatwi to adresatowi zidentyfikowanie go i ułatwi organizację w archiwach Twojej organizacji. Tytuł powinien być krótki i informacyjny, na przykład: „Po otrzymaniu umowy dostawy od LLC„ NNN”lub„ Po potwierdzeniu udziału w seminarium 02.02.2002”. Wpisz nagłówek po lewej stronie pod szczegółami swojej organizacji.
Krok 3
Odejdź 2-3 linie od nagłówka i wpisz wiadomość do adresata. Użyj standardowego formularza oficjalnego adresu do partnerów biznesowych: „Drogi Iwanie Iwanowiczu!” lub „Drogi panie Iwanow!”
Krok 4
W głównej części listu potwierdzającego krótko opisz fakt, że Twoja organizacja otrzymała od adresata jakiekolwiek dokumenty, towary, usługi. Sformułowanie powinno być lakoniczne i nie przekraczać 1-2 zdań: „AAA LLC potwierdza otrzymanie 2 (dwóch) egzemplarzy umowy dostawy z dnia 12.02.2011 nr 34”.
Krok 5
Jeśli pismo potwierdza wcześniej zawarte porozumienia, trzeba krótko opisać ich istotę. Na przykład odbyła się rozmowa między dyrektorami generalnymi przedsiębiorstw, w której wyrazili oni wolę obopólnie korzystnej współpracy, osiągniętej podczas negocjacji 29 stycznia 2010 r. Prosimy o przesłanie dokumentów wymaganych do zawarcia umowy.”
Krok 6
Zakończ list potwierdzający zwrotem wyrażającym wdzięczność i nadzieję na długotrwałą współpracę. W razie potrzeby można również poprosić o dodatkowe informacje lub dokumenty na końcu listu: „Potwierdzamy udział w seminarium na temat problemów środowiskowych w dniu 23 maja 2008 r. Ankietę uczestnika prosimy przesłać na nasz adres”.
Krok 7
Wydrukuj pismo w dwóch egzemplarzach i podpisz z szefem organizacji. Jeden egzemplarz wyślesz do adresata pocztą, drugi - umieść we własnym archiwum do przechowywania.
