Nie ma jednej ścisłej formy napisania raportu. Każda organizacja, zdobywając doświadczenie, opracowuje dla niej wewnętrzne zasady i wymagania. Jeśli piszesz raport po raz pierwszy, postaraj się, aby był sensowny i logiczny.
Instrukcje
Krok 1
Określ formularz zgłoszeniowy. Raport może być tekstowy i statystyczny. W pierwszej informacje prezentowane są w formie spójnej narracji, którą w razie potrzeby uzupełniają tabele, wykresy i inne ilustracje. W raporcie statystycznym jest odwrotnie: wskaźnikom liczbowym i wykresom towarzyszą krótkie objaśnienia tekstowe.
Krok 2
Ustaw ramy czasowe. Można napisać raport o pracy za tydzień, miesiąc, kwartał, rok. Czasami jednak konieczne jest zgłoszenie konkretnego wydarzenia, którego organizacja i realizacja zajęła kilka dni. W każdym przypadku informację o terminie należy wskazać w tytule raportu, np.: „Sprawozdanie z pracy działu w II kwartale 2011 roku” lub „Sprawozdanie z seminarium z prowadzenia ewidencji w dniach 23-25 stycznia”, 2011.
Krok 3
Zaprojektuj strukturę raportu. W pierwszej części zrób „Wprowadzenie”, w którym krótko opiszesz cele, które były przed tobą, metody i rezultat ich osiągnięcia.
Krok 4
Następnie wyróżnij małe sekcje, które w pełni odzwierciedlają wykonaną pracę: przygotowanie, etapy realizacji projektu, osiągnięte pozytywne wyniki, napotkane trudności i możliwości ich wyeliminowania. Zwróć szczególną uwagę na stronę finansową. Należy to podkreślić w osobnej sekcji i szczegółowo opisać zgodnie z wymogami rachunkowości organizacji.
Krok 5
Bądź zwięzły i rzeczowy. Nie zakładaj, że objętość raportu podkreśli jego wagę. Wręcz przeciwnie, Twój szef oceni Twoją zdolność do wyrażania myśli w sposób zwięzły, jasny i kompetentny.
Krok 6
Uzupełnij główną część raportu o załączniki potwierdzające opisane przez Ciebie fakty. Mogą to być faktury i inne dokumenty księgowe, kopie listów z podziękowaniami, publikacje o wydarzeniu w czasopismach itp.
Krok 7
Zakończ raport sekcją Podsumowanie. Tutaj sformułujesz te wnioski i sugestie, które pojawiły się po zakończeniu prac i mogą być przydatne dla organizacji w przyszłości.
Krok 8
Wydrukuj raport na arkuszach A4. Unikaj wymyślnych czcionek i rozmiarów znaków poniżej 12. Ponumeruj strony. Jeśli raport jest duży, wydrukuj spis treści na osobnym arkuszu, aby ułatwić szybkie poruszanie się po tekście. Zaprojektuj stronę tytułową i umieść raport w folderze.
