Zarządzanie czasem to zasady samoorganizacji poprzez ustalanie priorytetów list rzeczy do zrobienia. Istnieją różne sposoby samoorganizacji i zależą one od tego, kim jesteś: liderem, wykonawcą lub menedżerem „średniego szczebla”. W tym artykule skupimy się na zarządzaniu czasem dla kadry kierowniczej.
Lider, freelancer, samozatrudniony przedsiębiorca samodzielnie podejmuje decyzje i ponosi za nie osobistą odpowiedzialność, dlatego ważne jest, aby wyznaczał priorytety, wyznaczał cele i potrafił delegować to, co nie wymaga jego osobistego udziału.
Techniki zarządzania czasem dla menedżera:
„Systemowe ABC”
Priorytetowa kompilacja listy rzeczy do zrobienia. Sprawy o priorytecie A są bardzo ważne. Sprawy priorytetu „B” są po prostu ważne, a następnie „C” nie są ważnymi sprawami. Wszystkie zadania z listy są wykonywane w kolejności ważności i nie możesz przejść do następnej grupy, dopóki nie wykonasz zadań z poprzedniej. Dzięki tej liście rzeczy do zrobienia na koniec dnia lub następnego dnia, łatwo jest przeanalizować, ile czasu poświęcono na najważniejsze rzeczy, a ile czasu stracono na resztę. System ABC doskonale nadaje się do codziennego planowania.
Macierz Eisenhowera
Istotą tej matrycy jest podział czynności i czynności na następujące grupy:
- „Pilne i ważne”. Muszą być zrobione w pierwszej kolejności.
- „Ważne, ale nie pilne”. Są to czyny i projekty, które nas promują, w których możemy się rozwijać. Trzeba robić takie rzeczy systematycznie, zabierają dużo czasu. Możliwe jest odwrócenie uwagi od ważnej, ale nie pilnej sprawy tylko w pilnej i ważnej sprawie (1).
- „Pilne, ale nieważne”. To wszystko, co odciąga nas od ważnych spraw. Takie przypadki nie przynoszą nam żadnych korzyści, ich realizacja musi być w jak największym stopniu delegowana.
- „Nie pilne i nieważne”. Najlepiej nie robić takich rzeczy, dopóki nie staną się „pilne i ważne” lub „ważne, ale nie pilne”.
Matryca Eisenhowera nadaje się do planowania dziennego lub miesięcznego.
Kolejna sztuczka zarządzania czasem głowy -
Macierz bostońska
Wykorzystuje dwa kryteria:
- Korzyść (Czy biznes jest teraz opłacalny?);
- Perspektywa (Czy sprawa jest obiecująca?). Oznacza to, że nie ma natychmiastowej korzyści z projektu, ale jest to możliwe w przyszłości.
A w zależności od odpowiedzi na te pytania projekty dzielą się na kategorie:
- Projektem rentownym i rozwijającym się jest kategoria Gwiazda.
- Projekt, który wymaga dużego nakładu pracy dla przyszłych świadczeń, to kategoria Problem Child. Być może w przyszłości „Trudne dziecko” nie będzie miało sensu, ale jeśli wszystko się ułoży, przyniesie super rezultaty i stanie się nową „Gwiazdą”.
- Projekty, które przynoszą korzyści, ale nie mają perspektyw - „Dojne krowy”.
- Projekty - "Psy". Projekty te wymagają dużego nakładu pracy, ale nie mają możliwości rozwoju i nie przynoszą korzyści.
Kierując się zasadą bostońskiej matrycy, główną uwagę należy zwrócić na projekty - "Gwiazdy", z "Psów" całkowicie odrzucamy. Jeśli „Trudne dziecko” stanie się „Psem”, należy je również porzucić. Projektom Cash Cows poświęca się tyle uwagi, ile wymagają, ale nie więcej. Dojne krowy mogą również stać się psami i odpowiednio je traktować.
