Zgodnie z art. 17 ustawy federalnej 125-F3 akta emerytowanych pracowników podlegają przekazaniu do archiwum. Przed złożeniem dokumentów należy je segregować, ponumerować, zinwentaryzować i ozdobić okładką. Musi to zrobić upoważniony pracownik personelu.
Niezbędny
- - teczka;
- - wszystkie dokumenty;
- - ołówek;
- - Inwentarz;
- - lista dostaw.
Instrukcje
Krok 1
Aby przenieść sprawę zrezygnowanego pracownika do archiwum, ułóż dokumenty w odwrotnej kolejności chronologicznej. Oznacza to, że będąc zatrudnionym sporządziłeś akta osobowe, których pierwszym arkuszem była aplikacja o pracę. Przy przekazywaniu sprawy do archiwum pierwszym arkuszem będzie rezygnacja.
Krok 2
Sporządzając akta osobowe pracownika, jednocześnie sporządź inwentarz dokumentów, które należy złożyć. W aktach osobowych do przekazania do archiwum złóż wszystkie dostępne dokumenty: kwestionariusz lub życiorys, kopie dokumentów edukacyjnych, kopie nakazów zatrudnienia, zwolnienia i innych wydanych w trakcie pracy pracownika. Mogą to być nakazy podwyższenia lub obniżenia płac, przeniesienia, wykonania dodatkowych obowiązków itp. Dołącz również wszystkie zaświadczenia, które pracownik kiedykolwiek przedstawił Twojej organizacji, kopię umowy o pracę, dodatkowe umowy, regulaminy związane z pracą pracownika.
Krok 3
Złóż plik w teczce z segregatorem, ponumeruj wszystkie arkusze w prawym górnym rogu. Należy to zrobić za pomocą prostego ołówka. U góry złóż inwentarz, podpisz teczkę, umieść kod literowy na pierwszej literze nazwiska pracownika, a także na okładce teczki dużymi liczbami rok zwolnienia z Twojej firmy.
Krok 4
Możesz śledzić rok zwolnienia jednego pracownika lub kilku, którzy zrezygnowali w ciągu jednego roku. Jeśli rozliczasz kilku pracowników, umieść wszystkie akta osobowe w jednym wspólnym folderze i podpisz rok zwolnienia na okładce. W jednym folderze można przechowywać maksymalnie 250 arkuszy. Stwórz każdą skomplikowaną sprawę nie tylko według roku zwolnienia, ale także według alfabetu nazwisk.
Krok 5
Przesyłając wszystkie sprawy do archiwum, sporządź listę doręczeń. W pierwszej kolumnie wskaż liczby porządkowe spraw, w drugiej indeksy wszystkich spraw według nomenklatury. Trzecia kolumna jest wypełniona nazwą nagłówków, czwarta - według dat, piąta - według liczby arkuszy, szósta - według okresu przydatności do spożycia, siódma kolumna, którą możesz wypełnić, jeśli są notatki lub dodatki.
