Administrator jest twarzą hotelu, bo to z nim klient komunikuje się przede wszystkim przy zameldowaniu, a także przez cały pobyt. Ale ta komunikacja nie kończy się na obowiązkach administratora.
Twarz hotelu?
Wywieranie dobrego wrażenia na klientach jest jednym z najważniejszych priorytetów administratora. Dlatego osoba ubiegająca się o to stanowisko musi mieć dobrą odporność na stres, ponieważ klienci są różni. A trzeba się z nimi często komunikować: administrator spotyka przyszłych gości, objaśnia im zasady pobytu w hotelu, rozmieszcza ich w pokojach, wydaje i odbiera klucze do pokoi, odpowiada na wszystkie pojawiające się pytania, a także słucha uskarżanie się. Dobry administrator to też trochę psycholog, wie, jak sporządzić portret psychologiczny klienta i rozumie, jak najefektywniej się z nim komunikować.
Idealny administrator jest zawsze uśmiechnięty, uprzejmy i nieskończenie uprzejmy, ale w niektórych przypadkach musi też być przekonujący i umieć nalegać na własną rękę - jeśli chodzi o przestrzeganie regulaminu hotelu. Przydaje się to również w przypadku niestandardowych lub konfliktowych sytuacji – administrator będzie musiał je rozwiązać.
Miły wygląd powinien być połączony z przyjemnym głosem – administrator będzie musiał komunikować się z potencjalnymi klientami telefonicznie. Przyda się dobra pamięć i kompetentna mowa: dla każdego klienta konieczne będzie powtórzenie cen, zalet i cech hotelu, zasad pobytu.
Inne obowiązki
Oprócz tego administrator odpowiada za korespondencję hotelu i nadzoruje pracę pozostałych pracowników. Tutaj przydają się uważność i umiejętności organizacyjne, a także samodyscyplina - zwłaszcza jeśli hotel jest duży.
Znajomość komputera często pojawia się w wymaganiach dla osób ubiegających się o stanowisko administratora – wszak cała dokumentacja jest teraz prowadzona na komputerze, a znajomość języków obcych, zwłaszcza jeśli chodzi o duże wysokiej klasy hotele w dużych miastach – zagranicznych turyści mogą się tu osiedlić. Angielski jest priorytetem, ale im więcej języków zna administrator, tym lepiej.
Miło byłoby poznać miasto: to właśnie od administratora przyjezdni najczęściej pytają o lokalne atrakcje, instytucje kultury, proszą o porady dotyczące spędzania wolnego czasu i trasy spaceru. Adresy najbliższych oddziałów banków, miejsc gastronomicznych zawsze przydadzą się. Przydatne będzie również posiadanie pod ręką numerów taksówek i innych usług, których możesz potrzebować (restauracje dostawcze itp.).
Administrator kalkuluje z klientami, więc bardzo przydatne są również umiejętności kasjera - uważność, umiejętność szybkiego liczenia w umyśle.
