Wszystkie dokumenty organizacji muszą być przechowywane w archiwum. Na przykład kodeks podatkowy stanowi, że podstawowe dokumenty, dokumenty potwierdzające zapłatę podatków i inne muszą być chronione przez cztery lata. Ale są też takie dokumenty, które można zniszczyć po roku, na przykład harmonogramy urlopów. Utylizację należy przeprowadzić po wydaniu aktu.
Instrukcje
Krok 1
Po pierwsze, należy zauważyć, że dokumenty, które „spełniły swój cel” mogą być wpisane do ustawy tylko wtedy, gdy upłynął termin przed 1 stycznia roku, w którym takie pismo zostało sporządzone, czyli dokumenty z 2010 r. powinny być włączone do ustawy ustawa dopiero w 2016 roku.
Krok 2
Przed sporządzeniem aktu i zniszczeniem dokumentacji należy sporządzić inwentaryzacje, które muszą zostać zatwierdzone przez kierownika organizacji i sporządzić protokół.
Krok 3
Wskazane jest sporządzenie aktu w formie tabeli. W prawym górnym rogu określ szczegóły organizacji. Następnie napisz poniżej dużymi literami „Akceptuję”, w zwykłej linii, poniżej wskaż stanowisko (kierownik, dyrektor generalny itp.), a następnie nazwisko i inicjały. Podaj datę sporządzenia aktu jeszcze poniżej.
Krok 4
Następnie wskaż cel, na przykład wyróżnienie przeterminowanych dokumentów do zniszczenia. Następnie wymień powody, na przykład „na podstawie listy typowych dokumentów organizacyjnych…”
Krok 5
Poniżej znajduje się sekcja tabelaryczna, która składa się z ośmiu kolumn. Pierwszy to numer seryjny. Drugi to nazwa dokumentu, na przykład harmonogramy urlopów lub korespondencja dotycząca pracy z personelem. Trzeci to daty końcowe, czyli daty wskazane w dokumencie jako ostatnie, na przykład harmonogram wakacji kończy się w 2010 roku, więc musisz napisać „2010”. Nie musisz tutaj podawać miesiąca.
Krok 6
Następnie pojawia się kolumna z numerami inwentarzowymi, jeśli ich tam nie ma, możesz wstawić myślniki. Następnie wpisz indeks sprawy zgodnie z nomenklaturą, na przykład wykres 05-20, gdzie 05 to indeks działu, a dwie kolejne cyfry to liczba porządkowa sprawy.
Krok 7
Następnie wskaż liczbę jednostek pamięci, na przykład wykres może znajdować się w jednym egzemplarzu, ale korespondencja z ramkami jest w liczbie mnogiej. Następnie wypełnij pudełko okresami przechowywania zgodnie z książką odniesienia. Na koniec, jeśli to konieczne, wypełnij kolumnę „notatka”.
Krok 8
Po części tabelarycznej napisz, że inwentarze są dostępne i zatwierdzone protokołem kierownika ze wskazaniem numeru i daty ich sporządzenia.
Krok 9
Następnie podsumuj sumę, która wyrażona jest liczbą sztuk dokumentów gotowych do zniszczenia, np. w latach 2006-2010 zniszczono 234 sztuki.
Krok 10
Następnie kierownik ponownie sprawdza wszystkie dane i podpisuje dokument.
