W kilku przypadkach pojawia się potrzeba oceny efektywności zarządzania organizacją. Może to być sytuacja kryzysowa organizacji, potrzeba inwestycji lub reorganizacja firmy i potrzeba ujednolicenia jej systemu zarządzania. Ewaluacja to badanie organizacji, które polega na wyznaczaniu celów, szczegółowej analizie i uzyskiwaniu praktycznych zaleceń dotyczących poprawy efektywności zarządzania.
Instrukcje
Krok 1
Ustal cele i zadania dla oceny skuteczności systemu zarządzania. Cele powinny być jasno określone ze wskazaniem ram czasowych, po których można je zweryfikować. Wyzwaniem będzie znalezienie słabych stron w funkcjonowaniu organizacji. Aby to zrobić, wskaż, jakie odchylenia od normy w działaniach organizacji istnieją, z czym mogą być powiązane.
Krok 2
Sprawdź, czy cele organizacji są zdefiniowane i akceptowane przez wszystkich członków zespołu zarządzającego. Jest to konieczne, abyś nie był jak „łabędź, rak i szczupak” przy podejmowaniu wspólnych decyzji i analizowaniu efektywności zarządzania przedsiębiorstwem.
Krok 3
Zdefiniuj model diagnostyki wydajności zarządzania. Może mieć charakter mechanistyczny lub humanitarny i różni się przedmiotem diagnozy. Model mechanistyczny traktuje organizację jako zbiór czynników produkcji - struktury, środki, surowce i materiały, pracę, zaprojektowany do rozwiązywania problemów organizacji i odpowiednio wyszukuje błędy w zarządzaniu systemem. Model humanitarny traktuje organizację jako zbiór zasobów ludzkich i reprezentuje motywację, komunikację, udział członków zespołu w podejmowaniu decyzji jako ważne elementy. Dlatego model ten zwraca uwagę na zarządzanie operacyjne, efektywność zarządczą i osobistą liderów. Oba modele są często używane do oceny wydajności menedżerskiej.
Krok 4
Wybierz narzędzia, techniki oceny w oparciu o przyjęty model diagnostyczny. Może to być również modelowanie komputerowe, które pozwala ocenić strukturę organizacyjną pod kątem wykonalności i praktyczności. Użyj do tego specjalnych narzędzi programowych. Może to być wykorzystanie testów psychologicznych, wywiadów, wywiadów i innych technik w celu oceny cech biznesowych, potencjału rozwojowego menedżerów.
Krok 5
Przeanalizuj skład powiązań strukturalnych, ich podporządkowanie, rzeczywiste obciążenie pracą. Przeanalizuj rozkład podstawowych funkcji według działów, określ ich adekwatność, wykonalność, zarówno ekonomiczną, jak i psychologiczną. Sprawdź w jakim stopniu funkcje departamentów są realizowane, w jakim stopniu odpowiadają ich działom strukturalnym, czy nie ma sprzeczności lub powielania funkcji w obrębie departamentów lub między nimi. Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na słabe ogniwa, niedociągnięcia, na które musisz zwrócić uwagę.
Krok 6
Przeanalizuj styl przywództwa, cechy biznesowe liderów i ich obowiązki zawodowe. Zwróć uwagę na ocenę potencjału rozwojowego menedżerów, oceń ich doświadczenie i złożoność wykonywanych zadań, zwróć także uwagę na spójność zespołów w działach.
Krok 7
Na podstawie uzyskanych danych przedstaw rekomendacje dotyczące usprawnienia systemu zarządzania, zasugeruj kilka optymalnych opcji zmiany struktury organizacyjnej, przeniesienia konkretnych osób. Pamiętaj, aby skomentować wyniki wszelkich zmian. Poddaj je osądowi wszystkich zainteresowanych, tzw. „interesariuszy”. Być może przy ogólnej dyskusji pojawi się optymalny, syntetyczny model efektywnego zarządzania dla konkretnej organizacji.
