Przygotowywanie publicznych raportów niefinansowych to stosunkowo nowy trend w społecznie zorientowanym rosyjskim biznesie. Raport publiczny firmy ma niewiele wspólnego z wewnętrznym systemem raportowania i zasadniczo różni się od analizy księgowej, dlatego proces przygotowania dokumentu ma swoje zasadnicze cechy.
Przejrzystość informacji biznesowej
Raporty publiczne trafiały do rodzimego biznesu z Zachodu, gdzie przez dziesięciolecia służyły jako mechanizm tworzenia przejrzystości informacji w działaniach organizacji. W Stanach Zjednoczonych i Europie z reguły wszystkie duże firmy co roku publikują raporty zrównoważonego rozwoju, w których informują o społecznym komponencie swojej pracy i środkach ochrony środowiska.
Najczęściej takie raporty są przygotowywane przez przedsiębiorstwa pozagórnicze, przemysłowe i produkcyjne z dużego segmentu rynku. W dokumentach, wraz z rocznymi wielkościami produkcji, odnotowują, jakie korzyści przyniosły społeczeństwu. Na raporty publiczne składają się zatem głównie wyniki działalności charytatywnej organizacji, przestrzeganie przepisów ochrony środowiska, udział w rozwoju społeczeństwa obywatelskiego oraz wsparcie inicjatyw społecznych.
Trend ostatnich lat wskazuje na wzrost zainteresowania ze strony średnich, a nawet małych firm przygotowywaniem raportów publicznych, co wskazuje na przydatność tego mechanizmu do realizacji celów korporacyjnych. Mali uczestnicy rynku zrozumieli, że informacje o sponsorowaniu klubów sportowych i mecenat nad szkołą artystyczną, nawet przy niskich kosztach finansowych, z pewnością muszą stać się publiczne.
Głównymi adresatami raportów publicznych są:
- szeroki krąg społeczeństwa – konsumentów usług i towarów, ludność regionu, w którym działa firma;
- partnerzy biznesowi – założyciele firm, członkowie zarządu, przedstawiciele obsługi klienta, kontrahenci, a nawet konkurencyjne organizacje;
- środki masowego przekazu;
- pracownicy firmy.
Raport publiczny to dokument dostosowany do szerokiego grona interesariuszy, który ma wpływ na styl pisania, szatę graficzną oraz wybór informacji do przedłożenia.
Wybór informacji
Zbieranie informacji do celów sprawozdawczości publicznej jest w toku. Najlepszą opcją jest przydzielenie oddzielnej jednostki personelu do wykonywania tej pracy. Do obowiązków pracownika w tym przypadku powinno należeć systematyczne zbieranie informacji ze wszystkich działów strukturalnych przedsiębiorstwa według zweryfikowanych kryteriów.
Takie bloki informacyjne powinny zawierać wszystkie informacje dotyczące realizacji projektów społecznych, a mianowicie: spotkania z urzędnikami państwowymi, konsumentami, praca nad apelami obywatelskimi, imprezy charytatywne itp.
Jak często zauważa się w materiałach metodycznych sporządzania raportów, sam proces zbierania informacji popycha firmy do konieczności zwiększania wsparcia charytatywnego, tworzenia nowych projektów społecznych, ogłaszania grantów itp.
Duże przedsiębiorstwa z reguły nie wymyślają własnych „przepisów” na przygotowywanie raportów publicznych, ale stosują GOST ISO 26000 „Wytyczne dotyczące odpowiedzialności społecznej”, które grupują wszystkie podstawowe cele tworzenia dokumentów publicznych.
Składanie informacji
Ważnym kryterium wysokiej jakości raportu publicznego jest dostępność percepcji dla szerokiego grona osób. Takie dokumenty powinny być zrozumiałe dla niemal każdej zainteresowanej osoby, stanowić wiarygodne źródło informacji i nie wymagać dodatkowych próśb do firmy o wyjaśnienia.
Często raporty publiczne zawierają dużą liczbę wykresów, wykresów i tabel, co upraszcza prezentację informacji. Zdjęcia są również ważną częścią wysokiej jakości raportu publicznego.
Praktyka pokazuje, że układ raportu publicznego powinien skłaniać się ku broszurze, a nie prezentacji dokumentalnej. Najczęściej raport publiczny ma format horyzontalny.
Struktura dokumentu obejmuje stronę tytułową, treść, wprowadzenie, które może zastąpić powitalne przemówienie szefa organizacji, część główna, zakończenie i słownik terminologiczny. Indeks alfabetyczny również ułatwi poruszanie się po dokumencie, ale ze względu na długość można go pominąć.
Dystrybucja raportu publicznego
Wydrukowany raport publiczny przeznaczony jest do rozsyłania do kluczowych adresatów – założycieli, a także partnerów biznesowych. Raport publiczny w formie elektronicznej publikowany jest na oficjalnej stronie internetowej i wysyłany do przedstawicieli mediów.
W celu poinformowania pracowników organizacji do oddziałów organizacji wysyłana jest elektroniczna wersja raportu publicznego.
