W dobie technologii komputerowej partnerzy coraz częściej komunikują się na odległość, woląc nie tracić czasu na osobiste spotkania i negocjacje. Nic więc dziwnego, że korespondencja służbowa ma niemałe znaczenie w życiu współczesnego menedżera. Dbanie o to, to zadanie każdego pracownika biurowego.
Instrukcje
Krok 1
Jeśli w pracy musisz komunikować się z klientami lub dostawcami, to oczywiście często musisz pisać formalne pisma. Nie jest to takie proste, jak się wydaje na pierwszy rzut oka: korespondencja biznesowa jest najeżona wieloma pułapkami, które należy ominąć, aby zachować reputację kompetentnego partnera. Jeśli nie ma możliwości odbycia kursu sztuki korespondencji biznesowej, postępuj zgodnie z poniższymi zasadami.
Krok 2
Pismo urzędowe musi być zarejestrowane. Zrób to przed rozpoczęciem kompilacji i umieść numer w przewidzianym dla niego miejscu (zwykle w lewym górnym rogu, pod logo firmy, jeśli jest). Podaj adresata w prawym górnym rogu. Zacznij od tytułu, a następnie wpisz nazwisko (lub nazwiska, jeśli list jest przeznaczony dla więcej niż jednej osoby). Pozycje powinny być wymienione w porządku hierarchicznym, tj. najpierw przychodzi np. dyrektor, potem jego zastępca, potem szefowie służb i wydziałów.
Pod nazwiskami adresatów podaj tytuł i nazwisko nadawcy. Nie zapomnij: przyimek „od” nie jest w tym przypadku używany; to jeden z najczęstszych błędów! Następnie podaj temat listu i datę jego sporządzenia. Temat listu powinien wyjaśniać, o czym będzie ten dokument; przedstaw to jasno i jasno.
Krok 3
Tekst listu zaczyna się od apelu. Jeśli jest zaadresowany do jednej osoby, złóż podanie imieniem i nazwiskiem lub alternatywnie nazwiskiem: „Drogi panie Iwanow”. W żadnym wypadku nie pozwalaj na zaznajomienie się z listem, nawet jeśli osobiście znasz adresata i jesteś z nim w związku „na krótkiej nodze”. Pamiętaj, że jest to dokument urzędowy, musi być złożony w archiwum i może być wykorzystany w pracy nawet kilka lat później.
Sam tekst listu musi być jasny i zrozumiały. Nie rozpowszechniaj „myśli po drzewie”, nie wypełniaj listu niepotrzebnymi szczegółami, nie przytaczaj dobrze znanych faktów. Nie ma nic bardziej irytującego niż strata czasu na czytanie dokumentu, którego całe znaczenie można ująć w 4 zdania, ale trzeba przeczytać 4 arkusze. Sformułuj swoje propozycje krótko i zrozumiale, jeśli potrzebujesz wyjaśnień, umieść je w formie załącznika i dołącz do listu.
