Często komunikacja biznesowa między przedsiębiorstwami partnerskimi zaczyna się od listu biznesowego jednego z nich skierowanego do szefa drugiego. Takie odwołanie, nawet wysłane e-mailem, może zależeć od przyszłości współpracy. Dlatego ważne jest, aby napisać właściwy list do reżysera, aby zwrócił na to uwagę i chciał odpowiedzieć.
Instrukcje
Krok 1
Zadzwoń do firmy, z którą zamierzasz się skontaktować. Przedstaw się sekretarzowi i poproś o wyjaśnienie nazwiska, imienia i patronimiku kierownika, a także prawidłowego tytułu jego stanowiska. Jeśli nie masz dokładnych danych, jednocześnie poznaj pełną nazwę firmy, adres lub skrzynkę e-mail.
Krok 2
Napisz zwykły list zgodnie z GOST R 6.30-2003 i użyj do tego papieru firmowego swojej firmy i standardowych arkuszy białego papieru. Za pierwszym razem lepiej oczywiście skontaktować się z dyrektorem firmy zwykłym listem, a nie e-mailem, gdzie istnieje możliwość, że Twoja wiadomość trafi do folderu „Spam” i nie dotrze adresata.
Krok 3
Pamiętaj, aby rozpocząć tekst listu od adresu „Szanowny Panie (lub Pani)” i podać pełne imię i nazwisko oraz patronimikę reżysera. W obiegu nie są dozwolone żadne skróty - wpisz w całości nazwę stanowiska i wszystkie regalia szefa, jeśli takie istnieją.
Krok 4
W wierszu tematu wiadomości e-mail lub w dedykowanym polu na papierze firmowym napisz temat wiadomości. Powinien odzwierciedlać istotę Twojego przekazu i być wystarczająco chwytliwy i atrakcyjny dla osoby, która będzie go oglądać. Dla odbiorcy dużej ilości korespondencji, a reżyser jest właśnie taką osobą, tytuł lub temat wiadomości znacznie upraszcza przetwarzanie i sortowanie. Po tytule Twojego listu mogą później go zapamiętać i szybko go znaleźć.
Krok 5
Rozpocznij główną treść listu od wprowadzenia komplementu. To pokaże, że Twój wybór adresata wcale nie jest przypadkowy i wyraźnie wiesz, do kogo piszesz i co robi przedsiębiorstwo. Proszę pochwalić tę firmę jako solidnego i rzetelnego partnera, wyrazić nadzieję, że nawiążecie Państwo długotrwałe relacje, przydatne i korzystne dla obu firm.
Krok 6
Krótko przedstaw istotę listu, odwołaj się za pomocą konkretnych numerów i linków. Pamiętaj, że im mniejsza objętość, tym większe prawdopodobieństwo, że list zostanie przeczytany do końca. Unikaj niepotrzebnych słów, pospolitych fraz, niepotrzebnych przymiotników i pasożytniczych słów. Nie używaj wyrażeń kategorycznych lub słów lub fraz, które mogą być postrzegane jako wskazówki.
