Zeszyt ćwiczeń jest głównym dokumentem, który odzwierciedla prawie wszystkie czynności związane z pracą. Zawiera dane osobowe pracownika, zastąpione przez niego stanowisko, zachęty, nagrody, zapis zwolnień.
Dane osobowe w księdze pracy
Na pierwszej stronie zeszytu ćwiczeń wskazano takie dane osobowe, jak nazwisko, imię, nazwisko, data urodzenia, wykształcenie, zawód (specjalność). Podstawą do wprowadzenia danych o wykształceniu są dyplomy potwierdzające ukończenie kształcenia na uczelniach wyższych. Następnie wskazuje się datę wypełnienia zeszytu pracy, podpis jego właściciela, podpis pracownika działu personalnego lub innej osoby odpowiedzialnej za jego utrzymanie i wydanie osoby oraz pieczęć organizacji.
Szczegóły pracy
Szereg kolejnych stron zeszytu ćwiczeń ma na celu wprowadzenie informacji bezpośrednio o pracy. W kolumnie 1 wpisuje się numer porządkowy wpisu, w kolumnie 2 datę wpisu (rok, dzień, miesiąc). Kolumna nr 3 ma na celu wskazanie informacji o zatrudnieniu, przeniesieniu do innej pracy i zwolnieniu. Wpisując informację o zwolnieniu należy wskazać jego przyczynę, powołując się na konkretny artykuł Kodeksu pracy.
Wszystkie działania kierownictwa dotyczące rekrutacji, przeniesienia do innej pracy lub zwolnienia są oficjalne i są sporządzane w formie zamówienia lub instrukcji, których numer i data zwolnienia są wpisane w wyznaczonej kolumnie nr 4.
Ewidencję wynajmu można sporządzić np. w następujący sposób: "Nr 1 18.09.2003 LLC" Firma Wyrobowa "Motor". Przyjęty na stanowisko kierownika HR. Zamówienie nr 25 z dnia 18 września 2003 r”. W przypadku przeniesienia na inne stanowisko, wpis w ewidencji zatrudnienia może wyglądać następująco: „Nr 7 15.03.2012 Przeniesiony na stanowisko kierownika magazynu. Zamówienie nr 6 z dnia 01.02.2010r. Jako przykład można również przytoczyć następujący wpis dotyczący zwolnienia: „Nr 2 19.05.2003 Zwolniony na własną prośbę, art. 80 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Kierownik działu personalnego O. I. Iwanow (podpis). Zamówienie nr 52 z dnia 23.07.2011”. W takim przypadku w protokole rezygnacji należy podać stanowisko, nazwisko i inicjały pracownika działu personalnego lub osoby go zastępującej, a także złożyć swój podpis i pieczęć organizacji.
Książka ewidencji pracy jest przechowywana w dziale personalnym przez okres pracy jej właściciela w tej organizacji i jest przekazywana pracownikowi dopiero w dniu zwolnienia przez pracownika działu personalnego lub inną osobę występującą w jego imieniu. Wysokość świadczeń emerytalnych po osiągnięciu odpowiedniego wieku zależy od informacji o stażu pracy zawartych w książeczce pracy.
