Przedsiębiorstwo dowolnej formy własności ma własny obieg dokumentów w postaci zestawu dokumentów różnego rodzaju, usystematyzowanych zgodnie z określoną zasadą. Memorandum wymaga szczególnej uwagi podczas sporządzania.
Co to jest notatka
Dokument biznesowy w formie notatki ma charakter informacyjny i rekomendacyjny. Jest ona przekazywana bezpośredniemu przełożonemu lub szefowi organizacji. Notatka może zostać sporządzona na polecenie kierownictwa oraz z inicjatywy pracownika.
Dokument składa się z konkretnych faktów w odniesieniu do konkretnego zagadnienia. W większości przypadków notatka jest subiektywną opinią pracownika, wyrażoną na piśmie. Niekiedy, w świetle wydarzeń zachodzących w przedsiębiorstwie, niezwykle ważne jest, aby kierownik znał opinie podwładnych w celu dostosowania ich dalszych działań. Pracownicy są zobowiązani do samodzielnego skomponowania szczegółowej odpowiedzi, uzupełnionej własnymi pomysłami i rekomendacjami.
Jeśli chodzi o tematykę raportów, to może być ona różna: od jednorazowego przekazania informacji po raportowanie okresowe. W przeciwieństwie do not wyjaśniających i serwisowych, notatka może być używana w przedsiębiorstwie lub pełnić rolę dokumentu sprawozdawczego dla wyższego organu.
Powód sporządzenia dokumentu
Notatka jest sporządzona w wyniku procesu poza kontrolą, który może zaszkodzić przedsiębiorstwu. Wtedy też pracownik może w podobny sposób zwrócić uwagę przełożonych na wszystkie informacje. Na przykład może to być wielokrotna nieobecność osoby odpowiedzialnej lub lekceważenie realizacji zaplanowanych celów, co oczywiście może negatywnie wpłynąć na wyniki całego przedsiębiorstwa. Generalnie dokument ma stać się sygnałem do zmiany polityki wewnętrznej, która jest obecnie realizowana przez kierownictwo.
Jak poprawnie sporządzić notatkę
Zwykle dokument składa się z kilku części. Po pierwsze, konieczne jest jasne sformułowanie powodu, który był powodem napisania notatki. Przedstawia konkretną sytuację i wymienia fakty. Wtedy całkiem klarownie zaleca się wyrażenie własnej opinii na temat tego, co się dzieje. Jednocześnie konieczne jest przeanalizowanie sytuacji ze wszystkich stron i zaproponowanie własnego rozwiązania problemu.
Wszystkie informacje powinny być przedstawione wystarczająco zwięźle, trzymając się tematu tego, co się wydarzyło. Niedopuszczalne jest zniekształcanie rzeczywistości i wyrażanie przypuszczeń, które nie są poparte bazą dowodową.
Dokument umieszczony jest na arkuszu formatu A4 z obowiązkowym oznaczeniem w lewym górnym rogu nazwy jednostki. W prawym górnym rogu należy umieścić informację o adresacie notatki. Nieco niżej, od czerwonej linii, dużymi literami pisana jest nazwa dokumentu i jego numer oraz miejsce sporządzenia.
Następnie informacje podawane są w dość swobodnej formie, popartej podpisem pracownika, który przygotował dokument.
Przed wysłaniem notatki zaleca się dokładne sprawdzenie prawdziwości wszystkich powyższych okoliczności.
