Bez względu na rodzaj działalności, w którą jest zaangażowana organizacja, w trakcie swojego życia tworzy znaczne ilości dokumentacji, którą należy zachować. Im większa firma i im szerszy zakres jej działalności, tym większa ilość gromadzonych dokumentów. Oczywiście prędzej czy później pojawia się kwestia sortowania i niszczenia nieistotnej dokumentacji. Pozostaje ustalić, co można zniszczyć, a co trzeba jeszcze zachować.
Instrukcje
Krok 1
W celu usystematyzowania dokumentacji, dla każdego dokumentu przyjmowanego do przechowywania konieczne jest określenie okresu przechowywania, po jakim dokument może zostać zniszczony bez ryzyka dla organizacji.
Skorzystaj z zatwierdzonej listy dokumentów, dla których okres przechowywania jest ustalany przez Rosarchiv. Głównym dokumentem, którym należy się kierować przy systematyzowaniu tego rodzaju dokumentacji, jest „Lista typowych dokumentów zarządczych generowanych w działalności organizacji, wskazujących czas przechowywania” (zatwierdzona przez Rosarchiv w dniu 06.10.2000)
Krok 2
Przestudiuj także listy kontrolne departamentów, do których będziesz musiał się odwołać, jeśli twoja organizacja podlega kwalifikacjom departamentów (na przykład istnieją listy kontrolne dla departamentów wojskowych, departamentów bankowych itp.). Dla najczęstszych typów organizacji stworzono również wykazy dokumentacji (na przykład dla spółek akcyjnych).
Krok 3
Szereg dokumentów podlega przechowywaniu zgodnie z ich specyfiką, np. dokumentacja podatkowa musi być przechowywana przez okres co najmniej 4 lat, a sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat.
Krok 4
Korzystanie z list jest najwygodniejszym sposobem organizowania dokumentów, ponieważ dla każdego rodzaju dokumentacji istnieje jasny okres przechowywania. Jednak nie wszystkie dokumenty można podzielić na listy. W przypadku niektórych dokumentów okres przechowywania powinien ustalić sama organizacja.
W tym celu organizacja, odpowiednim zleceniem, powołuje komisję ekspercką, która na bieżąco bada wartość dokumentów, ustalając okresy przechowywania i niszcząc dokumenty, których okres przechowywania upłynął lub nie jest wymagany. Ważne jest, aby prowizja obejmowała osoby, które są w stanie obliczyć istotność dokumentu i prawdopodobne ryzyko jego utraty.
