Działalność wielu przedsiębiorstw wiąże się z zawieraniem umów na dostawę towarów, zakup surowców i komponentów. Każda firma zawiera umowy z pracownikami. Aby ułatwić korzystanie z dokumentacji, powszechna jest praktyka prowadzenia szerokiej gamy dzienników księgowych. W takim dzienniku wygodnie jest rejestrować na przykład chronologię przepływu poszczególnych dokumentów i szczegóły umów.
Niezbędny
- - dziennik rozliczeń kontraktów;
- - kontrakty.
Instrukcje
Krok 1
Opracuj formularz do prowadzenia ewidencji umów. Powinien odzwierciedlać specyfikę przedsiębiorstwa i być łatwy w obsłudze. W dużym przedsiębiorstwie taką formę czasopisma można zatwierdzić na specjalne zamówienie, uzupełniając go o zalecenia dotyczące wypełnienia dokumentacji.
Krok 2
Zaprojektuj stronę tytułową magazynu. Tutaj wpisz nazwę dokumentu. Oddaj nazwę firmy i wszystkie wymagane szczegóły. Wprowadź datę rozpoczęcia logowania. W dużej firmie wskazane jest prowadzenie oddzielnego dziennika kontraktów dla każdej jednostki konstrukcyjnej. Ponumeruj strony czasopisma, w razie potrzeby zszyj je zszywkami i umieść pieczęć organizacji.
Krok 3
Podziel strony robocze czasopisma na kilka kolumn, których ilość będzie uzależniona od Twoich potrzeb i specyfiki kontraktów. Podaj kolumny dla numeru seryjnego dokumentu, daty umowy i jej wygaśnięcia. Oddzielna kolumna zawierać będzie krótkie wskazanie przedmiotu zamówienia. Uwzględnij w dzienniku również osoby odpowiedzialne za wypełnienie zobowiązań umownych.
Krok 4
Jeśli uważasz, że elektroniczna forma czasopisma będzie wygodniejsza, opracuj własne oprogramowanie do rejestrowania umów lub zamów tę pracę w wyspecjalizowanej organizacji. W niektórych przypadkach można do tego celu wykorzystać program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych Microsoft Excel.
Krok 5
Wyznacz urzędnika, który będzie odpowiedzialny za prowadzenie dziennika. Zazwyczaj osoba ta jest pracownikiem działu personalnego przedsiębiorstwa lub pracownikiem działu prawnego.
Krok 6
Zasadą niech będzie prowadzenie ewidencji kontraktów na bieżąco, odzwierciedlając zawartą w niej dokumentację w sposób ciągły, a nie każdorazowo. Pozwoli to kierownictwu przedsiębiorstwa na pełny obraz procesów zachodzących w firmie i da możliwość szybkiego poruszania się w gęstym obiegu dokumentacji.
