Często podczas czytania gazet i czasopism można znaleźć ciekawe artykuły z jasnymi nagłówkami, informujące czytelników o różnych wydarzeniach. Nazywane są komunikatami prasowymi i mają swoje własne charakterystyczne cechy.
Komunikat prasowy jest najczęstszą formą rozpowszechniania informacji PR. PR-owcy używają go do publikowania ważnych i istotnych informacji o organizacji i wydarzeniach z nią związanych.
Komunikaty prasowe są kilku rodzajów. Komunikat prasowy zawiera informację o wydarzeniu, które odbędzie się w najbliższym czasie. Wysłany na czas, zapewni obecność prasy na imprezie. Komunikat prasowy informuje o zdarzeniu, które już się odbyło. Tutaj dodawane są krótkie komentarze zainteresowanych lub zaangażowanych osób. Wreszcie informacyjna informacja prasowa ostrzega przed trwającym i niedokończonym wydarzeniem. Zawiera opis aktualnego stanu rzeczy na scenie lub nowego zwrotu, co sugeruje, że opinia publiczna jest już świadoma głównych wiadomości.
Tekst zajmuje zwykle jedną zadrukowaną stronę i przebiega w logicznym łańcuchu: Kto? Co? Kiedy? Gdzie? Czemu? Jak? Pierwsze zdanie materiału powinno odpowiadać na cztery pierwsze pytania. Nie zaleca się zaczynania od pytania „Kiedy?” Wyjaśnienia i uzupełnienia tych odpowiedzi podano w poniższych zdaniach. Drugi akapit może zawierać informacje, które pozwolą odpowiedzieć na pytania „Dlaczego?” i „Jak?”, wskazujące na związek z przeszłymi lub przyszłymi wydarzeniami. Ważną częścią komunikatu prasowego jest nagłówek, który dziennikarz opracowuje według tematu tekstu. Nagłówek powinien być na tyle jasny, aby zainteresować każdego, kto go przeczyta. Większość dużych organizacji ma specjalne formy pisania komunikatów prasowych.
Techniczna strona tekstu jest tak samo ważna jak jego treść. Logo firmy musi znajdować się u góry strony. Poniżej znajdują się dane kontaktowe i adres organizacji. Nie zaleca się używania czcionki większej niż 14 i mniejszej niż 12 punktów.
