Rejestracja dokumentów to proces wyrażający się w ustalaniu poświadczeń o konkretnym dokumencie, gdy jest on wysyłany, odbierany, tworzony. Obecnie stosowane są dzienniki, karty i zautomatyzowane formularze rejestracji dokumentów.
Wewnętrzna rejestracja dokumentów jest integralną częścią działalności każdego organu państwowego lub miejskiego, instytucji, organizacji handlowej lub indywidualnego przedsiębiorcy. W praktyce proces ten sprowadza się do ustalenia podstawowych informacji o dokumencie w specjalnym formacie, który służy do rejestracji wewnętrznej.
W takim przypadku rejestracji wewnętrznej zwykle podlegają nie tylko dokumenty przychodzące i wychodzące, ale także dokumenty tworzone w samej organizacji (na przykład umowy z kontrahentami). Odpowiedzialność za rejestrację dokumentów często przypisuje się sekretarce lub urzędnikowi, w dużych organizacjach tworzone są całe działy, które optymalizują ten proces.
Jakie są formy wewnętrznej rejestracji dokumentów?
Najpopularniejszą formą wewnętrznej rejestracji dokumentów jest nadal rejestracja czasopisma. W takim przypadku informacje o dokumentach są wprowadzane do specjalnego dziennika, podzielonego na kilka kolumn. Pamiętaj, aby wpisać dane o dacie otrzymania, wysłania lub utworzenia dokumentu, rejestruje się jego numer rejestracyjny, nazwę i krótki opis.
Alternatywną formą jest kartowa rejestracja dokumentów, w której informacje o każdym dokumencie wpisuje się na osobną kartę, której zasady wypełniania są wcześniej zatwierdzone. Wreszcie, najbardziej postępową formą jest zautomatyzowana rejestracja dokumentów, która minimalizuje papierkową robotę.
Jaka jest najwygodniejsza forma dla organizacji?
Dziennikowa forma wewnętrznej rejestracji dokumentów może być skutecznie wykorzystana w małych organizacjach, gdzie jeden specjalista odpowiada za wdrożenie odpowiednich procedur. Wadą tego formularza jest to, że kilku pracowników nie może pracować jednocześnie nad rejestracją dokumentów, więc nie jest odpowiedni dla dużych firm. Ponadto w obecności kilku dzienników rejestracji dokumentów (na przykład w różnych działach) często pojawia się zamieszanie z ich danymi rejestracyjnymi.
Te wady przezwycięża zastosowanie wewnętrznego formularza dowodu rejestracyjnego, który pozwala szybko i sprawnie rejestrować informacje o dowolnej liczbie dokumentów. Jeżeli celem firmy jest zminimalizowanie formalności, to zaleca się korzystanie z automatycznego formularza rejestracji wewnętrznej, co będzie wymagało specjalistycznego oprogramowania.
